保育士転職で必要な『在職証明書』って何？園から貰う方法＆注意点！

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保育士の在職証明書とは”何年勤めていたかを証明する書類”

保育士の在職証明書は先程お伝えしたように、何年保育士として働いていたのかを証明する書類です。そのため勤務証明書という呼び方をする場合もあります。特に認可保育園に転職する際には、必要となるケースが多いでしょう。

ここで注意したいのは何度も転職をしている場合です。在職証明書を求められた場合、これまでに在籍した保育園の数だけ書類を揃えないといけません。ただし認可外保育園など、児童福祉法の認可を受けていない保育施設は換算しない場合があります。

また認可外保育園では在職証明書の提出が不要であることも多いです。ただし認可外保育園から認可保育園に転職するケースでは、在職証明書の提出が求められた時にどこが対象となるのかを確認した方がいいでしょう。

なぜ保育士の転職に在職証明書が必要なのか

ではそもそもの話ですが、保育士の転職にどうして在職証明書が必要になるのでしょうか。これは以下のような理由によります。

• 認可保育園は行政から補助金の支給を受けている
• 補助金の支給費は保育士の平均経験年数による
• 公的な補助金を貰うには行政に証明できる必要になる

という形です。認可保育園は自治体からの補助金の支給を受けることで、園そのものの運営を行っています。公的な補助金の支給はやはり信用のおける書類が必要となるのです。

そこで履歴書や職務経歴書による保育士の自己申告ではなく、園が発行する在職証明書が必要となります。公的な認可保育園だからこその処置であると考えて良いでしょう。

働いていた保育園から在籍証明書をもらう方法～2ステップ～

次に保育士が転職をする際に在職証明書を求められたとして、どのようにして書類の発行をしてもらうのかを確認します。

転職先となる保育園から元の園に依頼をしてくれるケースもありますが、原則として自分で依頼をする必要がでてくるので注意してください。

【ステップ1】在職証明書の発行依頼書の作成

在職証明書の発行を依頼するには、発行依頼書を作成しないといけません。では書類作成のポイントを以下に紹介します。

• 前職の保育園名を正式名称で明記して宛名とする
• 依頼書を作成した日を文書の右上に明記
• 在職証明書発行のご依頼などのようにタイトルをつける
• 前文として拝啓や謹啓を使った挨拶文を書く
• 主文、末文と結語を書く
• 差出人の情報と連絡先を明記する

主文にはどういうこと書けばいいの？

主文の中では在職証明書の郵送先と発行部数、返送期限を記載しておくと良いでしょう。

【ステップ2】返信用封筒を用意して以前の勤務の保育園に郵送

在職証明書の発行依頼書類の用意ができれば、次に封筒を2つ用意します。1つは以前の勤務先保育園に依頼書を郵送するためのものです。そしてもう1通は返信用の封筒です。では以下にポイントを確認します。

• 返信用封筒はA4を折らずに入れられる角2号が望ましい
• 返信用封筒に自身の住所などを記入しておく
• 返信用封筒には必要分の切手を貼っておく

返信用封筒に貼る切手ですが、額がわからない場合は郵便局に持って行くのをオススメします。以前の勤務先保育園に在職証明書の発行依頼書は、簡易書留便を使った方がいいでしょう。

配達記録を確認できるためです。最後に郵送をした後で良いので、保育園に電話で一報を入れておくといいです。礼儀として一方的に依頼書を送付するのではなく、電話で先に知らせておくと園側としても対応しやすくなります。

保育士の在職証明書に関する『4つの注意点』

最後に保育士の転職で必要になる在職証明書に関する、4つの注意点を考えていきましょう。ポイントは以下の通りです。

1つずつ確認していきましょう。

【注意点1】パートや派遣として働いていた時期も加算される

最近では保育士の雇用形態も多様化してきています。そのためアルバイトやパート、派遣社員などのように非常勤として働くケースも少なくありません。そうした場合でも在職証明書は必要なのでしょうか。

結論からお伝えすると、認可保育園では求められる可能性が高いです。ただし以下のポイントに注意してください。

• 1日6時間、月に20時間以上勤務していた場合が対象
• 転職先の保育園で求められた場合は提出が必要
• 派遣社員の場合は派遣会社ではなく、保育園側に発行依頼をする

以上のポイントに注意してください。原則として勤務時間が短い場合は、在職証明書が不要とされます。ただ園によっては求められることもあるので、その場合は発行してもらう必要があるでしょう。

【注意点2】在職証明書の発行に時間が掛かるのも考慮する

保育士の転職で必要となる在職証明書ですが、発行を依頼したとしても直ぐに対応してもらえるとは限りません。そのため基本としては退職前に作成をお願いしておいて、退職日に受け取る方法が一般的です。

ただ退職日に用意できないケースもあり、その場合は依頼書を発行して用意してもらう必要が出てきます。この場合は自分が必要になる日数から逆算をして、余裕をもった日数で依頼をしましょう。

【注意点3】以前の職場が円満退職でない場合は注意

保育園を退職する時は、いつも円満退職とは限りません。中にはケンカ別れに近いような形で退職するケースもあるでしょう。そうした時に在職証明書の発行を依頼しても無視される可能性があります。

そもそも保育園側には在職証明書の発行義務がありません。そのため稀に発行を渋る保育園があるのも事実です。その場合は自分で依頼をしたが無視されているので、園から連絡をしてもらえないかなど相談するのをオススメします。

転職サイトなどを利用している場合は、自分の担当をしているアドバイザーに相談してもいいでしょう。とにかく自分の力だけでは、どうにもならないケースも少なくありません。そうした時は周囲の人に相談するのが重要です。

【注意点4】履歴書と異なる点がないか確認

在職証明書の発行が無事に行われたとしましょう。この時に注意したいのが、履歴書にある経歴と在職証明書に違いがないのかを確認する点です。仮に履歴書と職務経歴書が違っていたとしましょう。

この場合は最悪は経歴詐称を疑われてしまいます。採用の可否にも大きな影響が出るため、転職先に提出する前に確認をしてください。食い違いがなければ何の問題もありません。間違いがあった場合は、確認をとった方がいいでしょう。

まとめ

保育士の転職で必要になる在職証明書についての情報でした。認可保育園に転職する場合、ほぼ確実に在職証明書の提出を求められます。在職証明書はどこの保育園で何年働いていたかを、公的に証明する大事な書類です。

退職前にお願いをして退職日にもらうのが基本ですが、手元にないような場合は発行依頼書を書いて送付する必要があります。

ただ事前にまずは電話で一報を入れておくといいでしょう。そうすることで発行してもらいやすくなります。